Na sociedade em que vivemos tudo o que está ligado à rapidez, praticidade e comodidade é o que mais valoriza, pois o tempo se tornou escasso e as relações presenciais diminuíram. Para administrar melhor o tempo das pessoas, entram em cena os meios de comunicação entre os indivíduos, como por exemplo, telefone, fax, correio eletrônico, mensagens instantâneas, entre outros. Dessa forma, o serviço é otimizado, proporcionando tempo para as demais atividades.
• Quando a mensagem for mais longa, há a necessidade de que você faça uma “quebra” em várias partes, para que o texto tenha uma aparência melhor e menos confusa.
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• Pode-se usar abreviaturas, mas sempre utilizando o bom-senso, em especial se a mensagem tiver como destinatário alguém com quem não tenha muita afinidade.
• Evite a utilização de emoticons, principalmente quando o e-mail estiver relacionado ao campo profissional.
• Sempre que preciso faça o uso do Attachements (arquivos anexados), deixando o e-mail mais compreensivo e menos extenso.
• Nunca envie e-mails com temas e imagens eróticas, engraçadinhas ou algo do gênero, no ambiente profissional, caso envie, comunique do que se trata no campo assunto, poupando que o destinatário abra mensagens com conteúdo impróprio em seu ambiente de trabalho ou até mesmo familiar, causando constrangimento ao mesmo.
• Evite repassar mensagens indiscriminadamente com piadinhas, correntes religiosas, avisos de vírus, etc. Esse tipo de mensagem é inconveniente e gera um abarrotamento da caixa de mensagem do destinatário.
• Quando enviar um e-mail com cópia, as informações contidas devem seguir para o superior na hierarquia com cópia para os demais. Com tudo, selecione os mais importantes da hierarquia da empresa e adicione-os por ordem alfabética no campo destinatário, os demais seguem no campo “com cópia” também em ordem alfabética.
• Podem ser enviados convites através do e-mail, mas somente no caso de uma reunião informal e/ou reunião comercial, por exemplo, reunião em casa e/ou lançamento de um livro. Lembrando de que devem ser enviados com antecedência, dando tempo para que a pessoa possa receber e se organizar para comparecer ao evento. Quando o e-mail é enviado em cima da hora, demonstra que a pessoa é desorganizada e não tem consideração para com o destinatário.
Siga as dicas acima e mantenha um bom relacionamento via e-mail.